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系統功能說明

 
  1、系統功能總體介紹

本系統的功能比較繁多,我們從應用的角度將所有功能劃分成為五個部分:如圖1

2、內部信息平臺

該平臺也稱“內部信息管理器”,用戶可利用該平臺根據本單位實際情況快速建立一個內部信息網站。該網站的一級和二級導航(如公告欄、新聞、規章制度,內部文件,部門信息等)皆可由系統管理員通過后臺管理系統快速建立。系統管理員可賦權各欄目的信息發布者,各信息發布者發布信息時可指定專門的審批人,信息經審批后方可發布;也可直接發布。每條信息發布時可指定起始日期和結束日期,信息只有到起始日期后才會顯示,到結束日期后又自動消失,信息發布者可指定具體信息的可查看人,可將信息指定到某些部門或某些人查看。

利用此功能可以管理企業的內部信息發布、各種類型的文件、各部門建立自己的欄目頁面。

2.1、欄目維護

超級管理員及擁有信息分類維護權限的普通管理員可以維護信息的欄目,包括增加欄目、修改欄目屬性、刪除欄目。

管理員可以自由增加欄目,輸入欄目的名稱、位置排序,選擇分類類別(信息分類支持最多兩級類別,主分類表示一級類別,分類類別的下拉選擇框中還列出了所有系統中存在的一級類別名稱,在增加類別時,你可以選擇是增加主類別還是增加某一一級類別下的了類別),是否放在首頁讓你決定該分類是否在首頁主要區域顯示其下的相關內容。鉤選一條記錄點擊“編輯”可以修改已存在的欄目信息:如欄目名稱、別名、分類類別、位置排序、是否在首頁顯示等信息。信息分類維護人員在增加一欄目時同時要注意給可發布此欄目信息的人員賦權,否責前臺無用戶可以發布該欄目的信息,點擊相應欄目的“可發布人”欄的“賦權”可以將該欄目的發布權賦于某些用戶。擁有相應欄目可發布權限的用戶在前臺系統登錄后可進入相應欄目發布相關內容.

2.2、部門主頁維護

在創建單位和部門同時可以創建該部門的獨立主頁,指定部門主頁的管理員。部門管理員可以在自己的部門主頁中創建屬于自己部門的信息欄目。

2.3、信息維護

有發布權限的用戶可以在相應的欄目中發布信息,我們提供了多種信息發布模式,支持圖片、表格、文字和超級鏈接混合編排發布,同時可以發布各種格式的附件。

2.4、信息審核

信息平臺中的所有欄目都可以根據需要設定是否需要審核,可以設定信息審核流程。當用戶在發信息的時候就需要經過事先設定的環節審批才能最終發布到前臺。

3、內部交流平臺

3.1、討論園地

討論園地即企業內部的BBS,是員工之間相互溝通和協作的暢通渠道。在這里員工可提出問題,或答復他人的問題,也可以就某個問題共同參與,展開討論。系統提供了發布帖子、發布人修改帖子、系統管理員刪除帖子、回復帖子、按關鍵詞進行模糊查詢等功能。

系統具有對帖子發布的時間、地址、用戶實名等實現多層跟蹤管理監督功能,可以通過管理日志來進一步加強用戶權限和操作管理.

3.2、呼叫中心

呼叫中心是平臺的一個交流模塊,相當于企業級ICQ,可以接收和發送在線信息。點擊在線人員列表中的圖標或人的姓名,再輸入信息內容點擊發送即可。當有新消息時,該用戶的圖像閃動,點擊圖像即可查看信息內容,為便于查閱消息,新消息用戶集中在列表前面顯示。同時系統自動將消息保存至歷史記錄,以備查閱過往消息。

3.3、會議管理

會議管理實現了會議計劃和會議紀要的統一安排的管理。提供了會議計劃、安排、人員、時間、場地、會議通知、會議紀要管理、等會議全過程的網上管理功能。該系統使會議通知自動化,會議紀要管理電子化。

按照不同的方式分為網上會議、網下實地會議。

 網上會議:

會議發起人發布會議通知,參會人員按時進入網上聊天會議室,大家通過聊天的方式進行討論。系統會自動記錄大家的發言,待會議結束時進行歸檔。

 網下會議:

會議發起人發布會議通知,參會人員接到會議通知后按時到達會議室,參加會議。會議結束后會議記錄人員將整理的會議記錄歸檔。

3.4、內部電子郵件

系統內部用的郵件系統,用于信息資料的傳遞。使用快速通道或者導航條上的“郵件系統”即可進入郵件系統界面。

1)、閱讀郵件

進入收件箱后,直接點擊相關郵件,即可直接閱讀郵件。

2)、發郵件

點擊寫郵件按鍵,填寫收件人工號(員工工號即是每個人的郵箱號)、標題、內容。如果需要附加附件,可以點擊插入附件右側的“瀏覽”按鍵,附加需要的文件即可。

按鍵功能:

發送:直接將郵件發給目標人。

發送并且保存:不但將郵件發給目標人,而且還在已發送郵件箱中保存一份。

保存:暫不發送,先保存到發件箱,以后發送。

3)、回復郵件和轉發郵件

點擊郵件,在郵件詳細信息下方有“回復”和“轉發”按鍵,點擊相關按鍵可以進行恢復和轉發的操作。

4)、刪除郵件

在收件箱中,直接在郵件左首的復選框選擇,然后點擊郵件上方的刪除鍵可以刪除多個已選郵件;蛘哌M入郵件詳細信息后,在郵件下方有“刪除”按鍵,直接刪除該郵件。

所有刪除的郵件都將保存到廢件箱中。從廢件箱中再刪除才真正刪除該郵件。

5)、目錄管理

點擊目錄管理?梢孕陆ㄐ碌泥]件目錄,用于分類保存收到的郵件。

在收件箱、發件箱、已發送郵件箱的上方都有轉移到目錄下拉式按鈕,選擇目標目錄,點擊轉移到按鍵即可轉移郵件。

6)、郵件提示

每當收到新郵件時,工作臺面上會彈出新窗口,提示收到***發來的新郵件,在該窗口可以直接點擊“新郵件”直接進入該新郵件。

同時在員工的工作臺面上會顯示你的收件箱中有幾封新郵件。直接點擊“新郵件”可以直接進入收件箱。

4、辦公管理平臺

4.1、公文管理

公文管理系統實現了內部公文管理電子化,由電子行文代替手工行文,解決公文傳遞慢,信息不及時、不同步,不易于查閱等問題,實現了收文管理和發文管理的自動化,可靈活設定公文流程,自動進行跟蹤、催辦、查辦,并可歸類存檔,全文檢索,最終實現“文檔一體化”。

特點 :

 實現日常收文、發文的登記入庫;支持電子文本格式公文和掃描圖像格式公文;支持手寫筆,為領導及各部門提供方便的錄入、檢索、查詢、統計、打印等功能。

 具有可靠完備的權限管理和安全加密機制。領導可進入系統瀏覽整個系統的各種公文檔案資料,各部門可檢索本部門各類文件,經批準后通過借閱操作,參閱有關文件資料。

 擁有統一的發文格式。設計各級機構發文、工作簡報等模板,實現機關公文的統一管理。

 采用工作流技術,嚴格控制公文運轉程序,完成公文的發送、分發、狀態跟蹤、信息反饋、適時提醒、日志生成等項功能。若前邊的程序未進行,不可進入下一條程序。

4.1.1、實現方式

能夠選擇對文件多人的順序處理或同時處理兩種工作方式。

 對文件的修改、補充留有痕跡,并能歸檔,并且在文件處理過程中當前審批人能夠看到前面所有審批人批改的結果。

 當前審批人可以對以后的審批程序進行修改或選擇下一審批部門、人員。

 只有相關人員、當前審批人和以前所有審批人對此文件有閱讀權限;只有當前審批人可對文件進行修改、指示、同意或拒絕;其他人無法在視圖中看到文件。

 在文件的審批過程中,以前的審批人能夠看到此人以后的審批人對此文的批閱狀態和審批指示。

 每一流程均可打印文件。

4.1.2、發文管理

可實現機構內發文和機構間發文;可記錄發文審批過程中的所有審批情況和意見;可記錄所有進入系統的用戶所做的操作;可實現公文修改的痕跡保留;可靈活定義發文處理流程;可處理順序審批及會簽;可自動催辦等。發文處理的全過程包括擬稿、核稿、會簽、流轉、簽發、分發、歸檔等操作。以發文為例,發文流程如圖2:

具體功能包括:

 設定發文流程表

用戶可以根據自己的需要,對發文流轉的流程進行設定。發文流程定義界面如圖所示。

每一步環節的定義下:

 擬稿

用戶起草公文,填寫公文擬稿紙。擬稿人可以直接在系統中起草文件,輸入經辦單位、擬稿人、擬稿時間、標題、主題詞等行文要素。根據擬稿人的公文處理能力、級別、文件類型等有關屬性決定下一審批人,并將文件提交給審批人。系統能自動檢查下一審批人的日程安排,當其外出時,有提示功能。正文編輯調用word編輯器,實現痕跡保留功能。



 逐級批示及回復

拒絕:公文在任何環節被否決后,都可以重新起草文件或修改后繼續流轉。

同意:繼續流轉。

批示:每一個審批環節的批示都記錄在公文表單上。

電子簽名:自動簽署當前操作人的姓名。

電子蓋章:對文件加蓋圖章,圖章的種類為多個,圖章不打印,只在網上查看文件時顯示。

 發文編碼和登記

對審批通過的局發文進行編碼和登記,作為發文查詢的依據之一。

 發布

可選擇公文發布范圍,可選擇具體人員姓名,也可選擇部門或單位,將公文發送到部門收件人。

 存檔

公文管理員可將流轉完畢的公文“歸檔”,將此文檔轉存到檔案庫的預歸檔庫中,等待檔案管理員對其進行管理,實現檔案的正式歸檔操作。將公文管理和檔案管理功能結合在一起,將大大減少檔案重新錄入的工作量,同時以電子文檔形式存在的局發文也將給檔案查詢帶來極大便利。

 查詢

可以按下列要素對文件進行查詢:文號,主題詞,標題,文件性質,發文時間段。對于文件正文,可以進行全文檢索

 統計

可以統計年度發文總數,可以按分類統計。

 打印

打印發文登記簿,打印文件正文。打印權可進行控制。



4.1.3、收文管理

收文管理子系統實現對來文的登記、擬辦、批辦、批示、傳閱、反饋辦理結果、整理和歸檔等操作,功能上覆蓋了實際辦公過程中的所有環節。它提供了許多細致的功能,如:自動編順序號、逾期自動催辦、跟蹤文件處理全過程、文件的自動歸檔等。對于不同類型的公文,系統采用不同的公文接收方式:電子公文:直接以電子郵件的方式接收;紙介質公文:利用掃描和OCR技術將其轉化為電子形式,然后接收。

具體功能包括:

 收文登記:填寫收文登記表。

 擬辦:簽署擬辦意見。

 傳閱:可設定傳閱范圍,并發送公文給傳閱人。

 承辦:處室領導可以將本部門承辦的文件交其他人處理

 存檔:公文管理員可將流轉完畢的公文“歸檔”,將此文檔轉存到“公文歸檔庫”中。

 查詢:按下列要素對文件進行查詢:文號,來文時間段,主題詞,標題,來文單位,文件,性質。對于手工錄入的正文,可以進行全文檢索

 統計:可以自動進行年度收文總數的統計,還可以自動進行年度收文分類統計(按來文類別)。

 打。捍蛴∈瘴牡怯洸(用順序號選擇文件范圍),打印文件正文。打印權可進行控制。

4.2、流程管理

日常工作中有很多是需要經過多個環節的審核與批閱,例如出差申請、請假申請、匯報請示等。而這些工作又經常會變動,增加新的工作,撤銷老的工作,現有工作環節的變動等等。這些因數都要求我們的系統必須能夠提供一個工具,用戶可以利用這個工具自己靈活的根據工作需要設定工作流程。

流程管理模塊就是這樣一個工具。支持管理員定義工作表單,定義工作表單的使用范圍,定義工作流程的具體環節。

4.2.1、表單定義

管理員首先創建工作所需流轉的表單,如下圖3:

表單名:管理員可以定義表單的名稱。

備  注:表單的說明。

字段信息:管理員根據工作內容需要定義表單的字段,每一個字段包含有字段名、字段類型、字段大小、默認值、查詢項。

4.2.2、流程定義

工作表單定義完成后管理員開始定義工作的具體流程。我們將工作流劃分成一個個節點,節點是流程中的每一個環節,如我們借書流程:提交申請到部門經理由部門經理審批,再由倉庫管理員審批,再由經理室審批,則在些流程中由三個節點:部門審批、倉管審批、經理審批。

每個工作表單可以有多個不同的工作流程,以供不同的用戶或是不同的情況下執行。節點定義如4:

節點順序:表明該節點在整個流程中的順序。

節點名稱:節點的名稱。

節點類型:節點有兩種類型可以選擇,審批型和傳閱型。

節點描述:節點的說明。

 



節點辦理人選擇:定義節點的辦理人,有四種方式供用戶選擇,

文檔創建人的上級領導

選擇全部辦理人

從所有人員中選擇

從候選人員選定 

郵件提示:通過郵件提示節點辦理人。

上級節點:標明上級節點。

4.3、辦公用品資產管理

可實現單位內部各種固定資產資源(如辦公室設備、房屋、汽車、工具、書籍等)的預定、審批、使用和統計以避免發生沖突,合理安排使用并且便于各級人員能隨時了解單位各種資產的配置情況和使用情況。

4.4、工作報告管理

工作報告是給每位用戶向自己的上級匯報工作的工具。用戶可以每天、每周或是每月填寫自己的工作報告。系統會自動提示部門領導收到新的工作報告,并且可以對下屬的報告進行批示回復。

5、個性化辦公平臺

個性化辦公平臺主要功能是為每位內部用戶提供一個符合自己個性化需要的操作環境,同時提供部分秘書工作。系統內每個用戶都可以使用個人性化定制功能創建自己的辦公平臺,每個用戶用自己的帳號(超級管理員分配的帳號)登錄到系統后可以看到自己的個人秘書。

● 我的桌面

每位員工上班后,打開IE瀏覽器,在地址欄中輸入服務器IP地址(或內部域名),即可出現登錄界面(如下圖所示)。

輸入個人工號和密碼即可登錄我的桌面。用戶進入辦公系統的第一頁,在此用戶可看到企業最新通知、最新新聞、自已待處理的事務,今日日程安排、新郵件提醒,及文檔監控列表。一天的工作安排一目了然。

● 我的日程

日程安排功能模塊可以管理個人的時間表和與他人共同協作的共享的時間表。個人時間表提供增加、修改、刪除、查詢和提醒功能,讓您在百忙之中井井有條地安排和處理各種事務,不會遺漏任何設定好的事務,提高工作效率減少差錯。與他人共同協作的共享時間表可以使團隊合作更加緊密,每個人在完成某項任務之后,可及時填寫處理結果,讓整個團隊隨時了解工作進展情況。

● 催辦督辦

如果用戶沒有在規定的時間內完成待辦事宜內的事務,經辦人可發催辦信息,催促用戶盡快去“待辦事宜”中處理超過處理期限的事宜。當有催辦督辦到達時,系統會給呈辦人一條提示說明有催辦督辦等待他去處理。呈辦人可對催辦信息進行回復,說明完成情況,如果呈辦人選擇催辦信息的完成狀態為“已完成”則此條催辦信息會自動從呈辦人的收件箱中消失,相應的系統提示也會消失。

● 我的名片薄

存放個人的名片薄資料。 可按用戶名等多關健字查詢

● 我的工作計劃

 可以統一安排自己的工作計劃,設置計劃的提醒功能,維護和查詢自己計劃。

● 我的收藏

收藏類別根據個人喜好自由增減,由個人安排,您可以收藏文檔信息,文檔可以直接錄入,也可以是word,txt等文本附件?梢允詹貓D片,以附件形式存在,還可以收藏網址,輸入網址及網址描述即可,下次訪問時直接點擊即可進入鏈接網站。

● 個性頁面風格設置

用戶可以根據自己的個人喜好選擇內部信息系統的頁面風格。我們提供了多種風格供用戶選擇。

6、系統管理

系統管理是整個專網的后臺控制臺,主要包括管理員管理、用戶管理、角色管理、定制表單、流程定義、信息中心維護、討論園地維護、訪問IP管理。

6.1、管理員管理

系統管理員分成三種:普通管理員,管理某些模塊,如“信息中心”、“討論園地”;部門管理員,管理本單位人員及權限;系統管理員,擁有一切權限,管理所有管理員及各部門用戶。

點擊 “添加”即可新增一管理員,點擊某管理員可修改該管理員的信息,選中多條記錄可集中刪除記錄。

6.2、用戶管理

用戶管理主要完成用戶組織的注冊,用戶的注冊,用戶單位的調動,用戶分組的管理及用戶協作辦公組的管理。

6.2.1、組織管理

在系統中組織是一個邏輯概念,系統中的設置與真實的組織結構可以不同。系統中組織的邏輯結構主要取決于按照組織結構化分的部門權限和工作范圍。例如研發一部與研發二部之間不可以看到對方的文件和資料,這樣在系統中就需要將研發一部和研發二部獨立劃分,否則僅在系統中設置研發部即可。

本系統中組織可以是多層的,點擊“組織管理”可以添加“一級組織”,如:“總公司“,點擊某一組織添加該組織的下級組織,一直循環下去,可以添加任意層次的組織。

組織的作用主要是賦權及找人的方便,例如可以把某些模塊或信息賦權給某個組織,凡是該組織的用戶都可以看到該模塊或信息。

6.2.2、用戶管理

設立用戶的目的是讓系統明確不同的人身份與權限不同,當前訪問系統的訪問者是誰?他是什么身份?有什么權限? 

管理員可以在不同的組織下面創建用戶,分配用戶權限。每個用戶都有不同的屬性以表明用戶的權限:

 單位領導

主要用來識別該用戶是否是單位領導,如果不是單位領導則該用戶所屬組織的領導即是該用戶的上級領導,如果該用戶是單位領導則系統自動彈出“上級領導 “ 選擇該用戶的上級領導,選擇“上級領導”的目的是在文件流轉時系統能自動識別當前用戶的上級領導是誰,無需用戶的選擇系統自動把該文件提交給該用戶的上級領導。

 特權用戶

特權用戶是指本系統有IP的權限。凡是不在本系統設立的IP范圍內的用戶將不能訪問該系統,但是對于經常在外的領導該功能將給領導帶來麻煩,所以系統設立特權用戶這個功能,特權用戶還有特權時間的限制,即某個用戶在什么時間段內有特權,過了這個時間段特權將消失。

6.2.3、工作調動

該功能主要目的是將某個單位員工集中調至另一個單位,主要是考慮單位合并等情況的發生一個一個去修改人員的組織不方便而設立的功能。





6.2.4、組管理

組管理的目的是將系統中的有某種共同身份的用戶拿出來為的是系統賦權的方便,例如:總經理發布一條信息時只想給部門經理級的用戶查看,總經理不想到每個組織里去找每個組織的經理則可賦權給部門經理這個組,凡是在這個組中的用戶都可以查看到該條信息。

6.3、角色管理

角色是權限的象征,是說明用戶有沒有這個權力,點擊“賦權”可以把這個角色賦給某些用戶,相應的用戶擁有這個角色后即可執行相應的操作。

6.4、IP控制

訪問IP控制用來控制系統的訪問。為防止用戶名、密碼的流失造成單位資料的失密系統可將固定辦公地點的IP加入系統中,讓普通用戶只在公司指定的IP范圍內訪問本系統,如果領導經常出差在外可在“用戶管理”處將領導設立為特權用戶,特權用戶將不受IP的限制。將某一IP加入本系統時還可設立該IP的開放時間,過期自動失效。當用戶的訪問IP不在以上范圍內則系統提示用戶是否申請開通,如果用戶申請開通則系統管理員可在上圖中看到該IP,并且狀態是“等待審批”。

6.5、文件管理

文件管理是為管理員提供的對公文模塊進行初始化設置的工具,包括設定收發文各個環節的用戶,以及對文件類型的維護。

6.6、系統日志

通過系統管理的快捷菜單“日志管理”或通過點擊管理頁面中的“日志管理” 進行日志管理的設置。

為了監控和維護整個系統以及了解用戶使用系統的情況,系統特提供了記錄日志和管理日志的功能。系統會將用戶的進入、離開系統以及一些重要的操作記錄下來。例如刪除和修改頻道、刪除和修改文檔等一些操作。具有日志管理權限的用戶可以通過日志管理查看和刪除日志,操作界面如5。

7、人力資源

7.1、招聘管理

7.2、員工管理

7.3、考勤管理

7.4、獲資管理

7.5、獎懲管理

7.6、管理報表              
 
 圖1
 
 圖2
 
 圖3
 
 圖4
 
 圖5

 
 
 
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